議事録の書き方 簡単なコツを伝授します!

ひと口に会議といってもさまざまで、会社の重要な会議もあれば仲間うちの小規模なもの、町内会の会議なんていうのもありますね。その会議の大小にかかわらず必要なのが、《議事録》です。これを残すことによって『言った、言わない』の無意味な論争もなくなりますし、なにより決定事項やそれに至った経緯の確認ができるのです。どうせ書くなら読む人にわかりやすいものを作りたいですよね。

 

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なにを書いたらいいの

まず《議事録》とは、会議や打ち合わせの内容、審議経過、議決事項などを記録するものです。議事録を作成するのには、『(参加者だけでなく会議に出ていない関係者にも会議の内容が理解できるように)会議内容を記録』し『決定事項に対する責任を明確にする』という目的があります。ですから、読む人によって解釈が異なるような書き方をしたり、だらだらと会話文の形式などでただ記録したような書き方をするような議事録は〔ダメな議事録〕ということになります。もちろん誰の発言なのか、決定事項はどこに書いてあるのかがわからないようなものはまったく議事録としての意味がありません。会議の内容をできるだけ【正しく】【わかりやすく】書くことが望ましいのです。そのためにまず会議中にはできる限り全ての事柄についてメモしましょう。決定した事項や金額、日時、次回の課題などはもちろんですが、途中で出てきた数字に関しても決定事項と同じようにメモを取っておいた方がいいでしょう。そして、決定事項や重要な経緯はすぐに印をつけておいた方があとで見直したときにわかりやすいです。また発言者も必ずメモしましょう。参加者の記号や略号などを決めておくとメモを取るときに便利ですね。

会議中は、論点は同じなのにあちこちで話が出てくることもありますから、内容をまとめる場合には論点の関係性や順序もしっかり考慮する必要があります。

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具体的に書く内容は

【表題】これは会議の名称を書きます。

【日時】【場所】誰にでもわかるように日時は西暦、24時間表示で書きましょう。開始と終了の時刻を日時と同じように西暦、24時間表示で何時何分まで詳しく書いておきましょう。場所は会議を開いた場所です。

【出席者】社名、部署、役職も入れて名前を書きます。会社の場合、自社以外の方の出席者があれば、お客様から偉い順に書いていきます。また同じ部署でも序列があれば、お客様自社にかかわらず考慮します。参加者が多い場合や社内の打ち合わせの時には敬称を略してもいいですが、その際は《敬称略》と記載しましょう。

【要旨・決定事項】ここはとても重要なところです。会議内容の要旨や決定事項を書き記します。《具体的な数値》《方法》や《事実》を間違いなく明記しましょう。

【会議内容・討議事項】要旨や決定事項を詳しい会議内容で説明します。まず『見出し』を書き、その説明を『小見出し』でその詳しい内容を『説明文』で書いていくとよりわかりやすいものになると思います。

【懸案事項・次回日程】懸案事項をまとめ、次回の会議日程を西暦、24時間表示で曜日や場所、次回参加者も書けるものは書いておきます。

 

会議内容を書く際のコツや意識すること

読む人にわかりやすいように書くということです。そのためにはまず《論点》の整理が必要です。数・それぞれの関係性・順序などを考慮の上で書く順序を決定します。基本的には会話の順序ではなく議題ごとの括りで書いていきます。

また、その中でも大きい話から順に書くといいでしょう。細かい話は〈その他〉という括り方もできます。

 

何よりもまずメモの取り方がわかりやすい議事録を書く上で一番大事です。日頃からメモの取り方を考えながら会議に参加してみましょう。

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