御中と様との違いとは？担当者がいる場合の使い分けは？書類の訂正の仕方を伝授♪
メールやオンラインメッセージ機能が
盛んな現在でも、まだまだ書類や手紙の
やり取りは少なくありません。
会社や団体から郵便物を出す場合、
または職場宛てに郵便物が来た場合に
宛名に「御中」と書かれている場合がありますね。
「御中」は、社会人として正しく使わなくては
いけない大切なビジネスマナー。
「なんとなく」としか認識していなかった人も、
きちんと意味や使い方を知り、
正しく「御中」と「様」を使い分けられる
ようにしておきたいですね。
返信用封筒や返信用はがきは、
宛名に訂正が必要なのも知っていましたか？
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御中とは？
御中とは、会社や団体の名前の下に書きます。
その会社や団体へ送りたい書類が
あるけれども、誰宛にすればいいのか
わからない時に使う言葉です。
例えば
株式会社○○ 御中
○△株式会社 営業部 御中
などのように使用します。
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会社や団体名だけの場合には様とは
絶対に書かず、「御中」と書くようにしましょう。
様との使い分けは？担当者名がはっきりしている場合でも御中と書くの？
「様」は個人名がはっきりしている場合に
のみ使用します。
例えば
○△株式会社 営業部 ○田□助様
□□連合会 ✕山□子様
などのように使用します。
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御中と様は併用しなくても大丈夫です。
御中は「御社の誰それ様宛て」を
丁寧に表した言葉ですので、
誰か分かっている場合は
使う必要がないのです。
個人名に「御中」も使わないようにしましょう。
担当者の交代で、担当者がはっきりとしていない時は
○△株式会社 営業部 カスタマーサービス担当者様
でも構いません。
その会社のホームページや書類などに
「お問い合わせは カスタマーサービス担当まで」
とある場合などに使用します。
会社や団体は数名から数百名、
時には数千名が所属している場合があります。
単に会社名、団体名だけですと、
本当に受け取って欲しい相手の手に渡るまで
時間がかかってしまいます。
送った書類について、返答などの
何かしらのリアクションが欲しかった場合ですと、
自分が望むものが得られるまで
さらに時間がかかってしまうでしょう。
担当者の名前がはっきりと分かっていなくても、
どの部署のどの係、またはどんな内容について
簡単に説明文があると担当者に早くたどり着きます。
書類の訂正の仕方
企業や団体から返信はがき
または返信封筒付きで書類が
送られてくることがあります。
返信はがきまたは返信封筒には、
返送先の住所と宛名が記載されているのですが、
「様」や「御中」など敬称は省かれているか、
「行」と書かれています。
例を挙げるなら
株式会社 ○○ ✕✕事業部 行
有限会社 △ ○○部 ○川□太
などと表記されているはずです。
返信はがきや返信封筒が「行」または
何も書かれていない場合は訂正する場合があります。
「行」となっている場合は、行の部分を
黒のボールペンで二重線(訂正線)を入れ、
その横に御中、個人名があるなら様を書き入れます。
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手書きで全く問題ありません。
筆記用具は黒のボールペンが望ましいですね。